Administrar os controles de acesso dentro de uma organização para prevenir fraudes e erros pode ser um tanto complexo quanto desafiador. Se um colaborador tem acesso a diversas funções para realizar um processo do começo ao fim, isso pode causar atrasos na produtividade e aumentar as vulnerabilidades de segurança.

Um método para mitigar esses riscos é a Segregação de Funções (SoD), que separa as responsabilidades entre diferentes indivíduos ou equipes para evitar que uma pessoa controle todo o processo.  

Implementar essa metodologia exige um planejamento cauteloso e a habilidade de um profissional experiente.  

Acompanhe até o final para descobrir uma excelente maneira de implementar o conceito de forma mais eficaz e ágil.

Entendendo a Importância da SoD

A Segregação de Funções (SoD) é um pilar fundamental na estrutura de Governança, Risco e Conformidade (GRC). Ela visa evitar conflitos de interesse, fraudes e erros humanos que podem ocorrer quando uma única pessoa ou departamento detém muito controle sobre um processo.  

Com a SoD, as funções críticas são divididas entre diferentes indivíduos, garantindo que atividades sejam revisadas e monitoradas de maneira independente. Essa prática é essencial para que organizações mantenham a transparência e reduzam os riscos operacionais.

Implementar a SoD, no entanto, pode ser um desafio para muitas empresas.

‍

Abaixo listamos os principais obstáculos de implementação:

Estrutura de sistemas:

• Muitas empresas ainda usam sistemas legados que não suportam a implementação de uma matriz SoD complexa, dificultando a restrição de acessos conforme necessário. Isso limita a capacidade de controlar os níveis de acesso e pode resultar em perfis que acumulam funções incompatíveis.

Investimentos altos:

• Projetos de SoD muitas vezes requerem investimentos altos, pois demandam análise detalhada dos processos, compra de softwares e treinamento de pessoal.

Ausência de Frameworks Públicos:

• Não há um framework público padronizado para implementar a SoD, tornando o tema complexo e muitas vezes dependente de consultores especializados para orientação e mapeamento.

Esforço computacional:

• Gerenciar e monitorar os riscos de SoD pode requerer um esforço computacional significativo, especialmente ao mapear processos de negócios complexos e identificar funções incompatíveis.

Alinhamento entre departamentos:

• Mapear funções e definir acessos exige um alinhamento cuidadoso entre os departamentos, o que pode ser desafiador quando há interesses conflitantes.

Manter a Matriz Atualizada:

• Manter a matriz SoD atualizada de acordo com mudanças nas políticas de compliance e a rápida expansão da empresa é importante, mas muitas vezes negligenciado devido à falta de recursos.

A implementação da SoD pode ser facilitada com as estratégias corretas:

Comece com um mapeamento detalhado de funções e processos para identificar áreas onde pode haver conflitos de interesse. Incluir representantes de diferentes departamentos no processo ajuda a garantir uma visão um pouco mais abrangente.

As ferramentas inteligentes também podem acelerar a análise e o monitoramento de riscos. Esse é o caso do VX, a primeira suíte de ferramentas de GRC desenvolvida a partir das engines da OpenAI e do Google que pode ser utilizada para revisar rapidamente grandes volumes de dados, identificar riscos de segregação e propor correções.

Exemplos práticos de sucesso

Organizações que utilizaram o VX da Vennx para implementar sua matriz SoD viram resultados 90% mais econômicos comparado com o que é usualmente ofertado pelo mercado para criação de matrizes de SoD.  

Uma grande empresa do setor de combustíveis no Brasil conseguiu criar 20 matrizes SoD em apenas duas semanas, algo que levaria meses pelo método tradicional. Já no maior Hub de Educação e soluções digitais médicas do Brasil, 80% dos acessos foram reduzidos, minimizando riscos e melhorando a segurança.

Superar os desafios na implementação do SoD é essencial para garantir a segurança dos dados e a eficiência em suas operações. A Vennx pode ajudar sua empresa a implementar uma matriz de funções organizada e manter seus processos seguros.  

Confira os serviços oferecidos e gerencie seus acessos de forma precisa e eficiente.

‍